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新国标管理体系认证的亲身经历分享

       随着5月23日中央审计委员会第一次会议审计大会,今后的审计也是每个企业大体遇到的普遍事项,如何对待处理,每个单位应该也各不相同,以下是本人本月刚刚的经历国标认证审计:


       国家标准分强制性标准(GB)和推荐性标准(GB/T)。对强制性标准,从设计、生产.....到产品包装等等一路下来的每个环节都必须符合标准要求;5月初,认证单位对我公司开展GB/T19001-2016质量管理体系监督审核,相关部门按照审核计划认真做好各项准备工作,保证了当次认证顺利进行并圆满通过。



      我们公司制定了质量管理体系审核计划,分成两组开展工作。其中一组对我相关的营销进行审核,审核员由公司安排内审人员陪同,开展审核。


     流程:

       一、开场:

        1、 审核开始时,双方相互介绍,由于审核计划对审核员有初步介绍,我们开始直接称呼某老师,审核员也觉得受到足够尊重,所以沟通比较畅通。


       2、相互寒暄中,由于审核员是行业中,从企业转行做审计,所以谈论的话题也比较多,时间也比较长,这给我们的印象分很好,当然难免在我们的信息交流中,审核员的针对性更明确;但另一方面同时也消耗了点审核时间,减缓审计时间过长压力。


         二、开启:


       问题1

       审核员提出了组织及环境方面,我们开展了什么工作。针对这个问题,答复困难比较大。因为企业的环境,比较宏观,难以加以描述,倘若是企业高层,可以款款而谈,但和审核员心中的答案是否一致,这很难达到,甚至相驳,就更麻烦了,所以很困难。对于我们具体做业务的,只能端正态度,认真听审核员表述,领会好再回答。可以说这个问题,我们解答得并不好。


        这也给我们一个教训,具体做业务的,也应该对具体业务外的审核点有所了解,大可以把审计标准摘录下来,熟知并明晰整个被审核范围,避免冷场情况发生。


        问题2

       具体审核业务中,老师提出了我们的营销合同工作是如何开展的,被审员没细想照平时大致的谈了下,但这也给挖了个坑,老师就刚刚其中的一点,就这个类型要拿出实际合同案例,并且照这个案例的前后脉络都要有,何时顾客沟通,何时评审,何时下发,何时付款,何时发货,当然逻辑时间上是不能相悖的,总要先沟通再付款发货,而付款时间在沟通前就不合规了。资料有些是现成准备好的,而有些资料并不是当事人负责的,不在现场,所以很难把控。但那天我们运气很好,没出问题。


       这个我们一个教训,回答老师的话一定是千锤百炼的,资料准备同时,应该具体想到相关方面也可能被提及,不妨多准备点,总比审计时抽签碰运气强很多。



       问题3

       我们一个被审员和陪审员出了点小问题,私自谈及到公司的状况,言及公司文件的苛刻和无法操作,这让审核员的信心受到影响。在后面的审计中,老师的问题明显很快,问题更多,问题更专业的,被审的提供资料要求也更快速,满场都是唰唰声,还好解答得有惊无险。


       给我们的启发是,以后一定给审核员信心,企业百分百的好,单位同事一定要多谈正面与审计相关信息。


      三、发散性总结:

       1、基础。

       就是前期一定要做好工作。日常平时就严格要求,基础打好,审计提供的案例就好。另外还要认真学习审核计划,这相当考题了,不仔细审题,准备不充分,考出好成绩的可能性还是比较低的。


        2、交谈。

        本次明显感觉到交谈的重要性,多了解行业外的情况,多点相关方的谈资,这种良好的交流,大家都有益处。


   


       以上是本人的阅历,作为一个被审员的角度看待事项,大家或许都有相同经历,或者也许本身就是审核员,欢迎大家交流和指正。

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